Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

it-PoS Hamacher & Braun Dienstleistung GmbH
Raiffeisenstraße 8
86974 Apfeldorf
E-Mail: info@it-pos.online

2. Anfragen und Bestellungen über die Website

Für unverbindliche Angebotsanfragen werden insbesondere Unternehmen, Ansprechpartner, Branche, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Terminalwunsch, ungefährer Kartenumsatz und die freiwillige Nachricht verarbeitet. Bei Bonrollenbestellungen werden zusätzlich Telefonnummer, Terminal-ID, Bestellmenge, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort der Lieferanschrift, optional eine abweichende Rechnungsanschrift sowie die berechneten Bestellwerte verarbeitet.

Zur Vermeidung von Fehl- und Missbrauchsbestellungen werden die Terminal-ID, das Unternehmen und die Lieferanschrift vor Annahme und Versand mit den bereits vorhandenen Kundendaten abgeglichen. Die Website prüft außerdem das Format der Pflichtfelder. Eine automatisierte Abfrage bei einem externen Adress- oder Bonitätsdienst findet dabei nicht statt.

Nach erfolgreicher Übermittlung versendet das System eine Nachricht mit Vorgangsnummer, Datum und Uhrzeit an it-PoS sowie eine Eingangsbestätigung an die angegebene Kundenanschrift. Zahlungsdaten, PIN, TAN, Passwörter oder vollständige Kartennummern werden über diese Formulare nicht abgefragt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung vorvertraglicher Anfragen beziehungsweise zur Durchführung der Bestellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Die Nachrichten werden über das IONOS-Webhosting an info@it-pos.online übermittelt; die Bestätigung wird an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Nicht zu einem Vertragsverhältnis führende Anfragen werden grundsätzlich spätestens 90 Tage nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder Rechtsansprüche eine längere Speicherung erfordern. Bestell- und Vertragsunterlagen werden im Rahmen der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Die als Pflichtfelder bezeichneten Angaben sind für die Bearbeitung der Anfrage oder Bestellung erforderlich. Ohne diese Angaben kann der betreffende Vorgang nicht bearbeitet werden. Freiwillige Felder können leer bleiben. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

3. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird im Produkt „IONOS Webhosting Standard" bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet. IONOS verarbeitet nach seinen Produktinformationen bei einem Seitenaufruf Referrer, angeforderte Seite oder Datei, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeit sowie eine bereits bei der Erhebung anonymisierte IP-Adresse. Die Verarbeitung dient der Sicherheit, Stabilität und Qualität des Webangebots.

IONOS gibt für Webhosting eine Speicherdauer der Besuchsdaten von acht Wochen an. Nach den IONOS-Produktinformationen werden diese Besuchsdaten nicht an Dritte weitergegeben und nicht in Staaten außerhalb der Europäischen Union übertragen. Für Webhosting ist die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung seit dem 19. Juli 2022 Bestandteil der IONOS-AGB.

4. Digitale KI-Assistentin Rita

Rita ist eine digitale KI-Assistentin auf Grundlage des STRATO Smart-Telefonassistenten. Sie nimmt eingehende Anrufe entgegen, erfasst das Anliegen und erstellt eine schriftliche Gesprächszusammenfassung. Diese Zusammenfassung wird ausschließlich an info@it-pos.online übermittelt, damit it-PoS das Anliegen bearbeiten und gegebenenfalls zurückrufen kann.

Verarbeitet werden insbesondere Gesprächsinhalte, Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs, die Telefonnummer sowie freiwillig mitgeteilte Angaben wie Name, Unternehmen, Kundennummer oder Rückrufwunsch. Hierbei kommen automatische Spracherkennung, semantische Analyse und Textgenerierung zum Einsatz. Gesprächsinhalte können nach den STRATO-Produktinformationen aufgezeichnet, transkribiert oder dokumentiert werden. Anrufende werden zu Beginn darüber informiert, dass sie mit einer KI-Assistentin sprechen, und auf diese Datenschutzhinweise verwiesen. Wer diese Verarbeitung nicht wünscht, kann das Gespräch beenden und it-PoS auf anderem Weg kontaktieren.

Die Verarbeitung dient der Entgegennahme, Zuordnung und Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Als Rechtsgrundlagen kommen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für vorvertragliche oder vertragliche Anliegen sowie Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit und effizienten Bearbeitung in Betracht.

Kostenhinweis: Bei einem Anruf über eine veröffentlichte Telefonnummer können abhängig vom Telefonanbieter und Tarif des Anrufenden die üblichen Verbindungsentgelte anfallen. it-PoS erhebt für den Anruf bei Rita kein eigenes Verbindungsentgelt.

it-PoS verwendet die per E-Mail erhaltene Zusammenfassung nur zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens. Gesprächszusammenfassungen und die dazugehörigen E-Mails werden grundsätzlich spätestens 90 Tage nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine längere Speicherung erfordert. Eine darüber hinausgehende feste Speicherdauer bei STRATO ist uns derzeit nicht bekannt; STRATO erklärt, dass Daten nach Zweckfortfall automatisch gelöscht oder anonymisiert werden.

STRATO weist darauf hin, dass zur technischen Umsetzung Unterauftragnehmer insbesondere für Hosting, Spracherkennung und semantische Analyse eingesetzt werden und dabei Übermittlungen in die USA möglich sein können. STRATO nennt hierfür – abhängig vom jeweiligen Dienstleister – einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO beziehungsweise Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO und ergänzende Schutzmaßnahmen. Weitere Informationen enthält der Datenschutzhinweis von STRATO zum Smart-Telefonassistenten.

Nach den STRATO-Produktinformationen können pseudonymisierte Daten zur Verbesserung der Sprachverarbeitung verwendet werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet dabei nicht statt.

Anrufer sollen niemals PIN, Kartennummer, TAN, Passwort oder andere Zugangsdaten nennen.

5. Technisch erforderliche Sitzungsdaten und Cookies

Beim Absenden eines Formulars wird eine technisch erforderliche Sitzung verwendet, um missbräuchliche Mehrfachübermittlungen kurzfristig zu begrenzen. Diese Verarbeitung dient der Sicherheit der Website und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Es werden auf der aktuellen Website keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies und kein externes Anruf-Widget eingesetzt.

6. Geschütztes Kundenportal

Das it-PoS Kundenportal richtet sich ausschließlich an aktive Geschäftskunden. Eine offene Registrierung findet nicht statt. it-PoS legt eine Kundenakte an und lädt eine vom Geschäftskunden benannte, berechtigte Kontaktperson über einen einmalig nutzbaren, zeitlich befristeten Link ein. Beim Betrieb des Portals werden insbesondere Stammdaten des Unternehmens und der Kontaktperson, Vertrags- und Terminalzuordnungen, Rechnungsdaten und Zahlungsstatus mit ausgewiesenem Datenstand, Dokumente, Bonrollenbestellungen, Supportvorgänge sowie Zeitpunkte von Einladungen, Anmeldung, Freigaben und sicherheitsrelevanten Aktionen verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des Kundenkontos, der Durchführung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung, der Bearbeitung von Bestellungen und Anfragen sowie der sicheren Zuordnung von Unterlagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist oder die Verarbeitung vorvertraglich erforderlich ist. Bei Ansprechpartnern von juristischen Personen erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO aufgrund unseres und des Geschäftskunden berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten Vertragsverwaltung. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

Zur Absicherung werden technisch erforderliche Sitzungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche in pseudonymisierter Form, Passwortänderungen, Freigaben, Downloads, Sperren und sonstige sicherheitsrelevante Verwaltungsaktionen protokolliert. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO und unserem berechtigten Interesse, unbefugte Zugriffe zu verhindern, Vorfälle aufzuklären und die Integrität des Portals nachzuweisen. Kundenpasswörter werden ausschließlich als nicht rückrechenbare Passwortprüfwerte gespeichert. Dokumente werden außerhalb des öffentlichen Webordners verschlüsselt abgelegt; öffentliche Dokumentenlinks werden nicht erzeugt.

Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter ist der für Website, Datenbank, Dokumentenspeicher und technisch erforderlichen E-Mail-Versand eingesetzte Hostinganbieter IONOS SE. Innerhalb von it-PoS erhalten nur hierzu berechtigte Personen Zugriff. Eine Weitergabe zu Werbezwecken, Profiling oder eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Der Portalzugang wird spätestens mit Ende des letzten aktiven Vertrags gesperrt; offene Sitzungen werden beendet. Danach bleiben Daten und Dokumente nur verfügbar, soweit sie zur Vertragsabwicklung, aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Nicht angenommene Anfragen und nicht mehr benötigte Quarantäne-Dateien werden nach Abschluss der Prüfung nach dem internen Löschkonzept entfernt. Sicherheitsprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Gefahrenabwehr und Nachweisführung erforderlich ist. Nach Ablauf des jeweiligen Zwecks und entgegenstehender gesetzlicher Pflichten werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Unterlagen können auch nach Sperrung des Kontos unter angemessenem Identitäts- und Berechtigungsnachweis bei it-PoS angefordert werden.

Die als Pflichtfelder bezeichneten Angaben sind für Einrichtung oder Nutzung des jeweiligen Portalvorgangs erforderlich. Ohne diese Angaben kann der Zugang oder die betreffende Aktion nicht bereitgestellt werden. PIN, TAN, vollständige Kartendaten, Passwörter zu anderen Diensten und besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen nicht über Freitextfelder oder Dokumentenuploads übermittelt werden.

7. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an info@it-pos.online gerichtet werden.

8. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unser Unternehmen ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon +49 981 180093-0, zuständig.